- (0224) 322 22 90
- info@bursabilgisayar.tr
İşletmelerde birçok işlem aslında aynı şekilde tekrar tekrar yapılır. Bir teklifin onaya gönderilmesi, satın alma talebinin yöneticiden geçmesi, yeni müşterinin satış ekibine atanması, siparişin depoya bildirilmesi veya tamamlanan işin müşteriye e-posta ile iletilmesi buna örnek olabilir.
Bu süreçler e-posta, WhatsApp, Excel ve sözlü takip üzerinden yürütüldüğünde işlemler unutulabilir, gecikebilir veya kişiler arasında kaybolabilir.
Bursa Bilgisayar olarak Bursa iş süreci otomasyonu hizmetimiz kapsamında işletmelerin manuel yürüttüğü operasyonları analiz ediyor; görev, onay, bildirim, veri aktarımı ve sistem entegrasyonlarını otomatik hale getiren workflow çözümleri geliştiriyoruz.
Amaç yalnızca işi hızlandırmak değil, sürecin kim tarafından, hangi aşamada ve hangi kurala göre ilerlediğini daha görünür hale getirmektir.
İş süreci otomasyonu, tekrar eden veya belirli kurallara bağlı işlerin yazılım üzerinden otomatik olarak yürütülmesidir.
Örneğin;
Satın Alma Talebi
↓
Departman Yöneticisi Onayı
↓
Finans Kontrolü
↓
Satın Alma Ekibine Görev
↓
Sipariş Oluştur
şeklindeki süreç yazılım üzerinden otomatik ilerletilebilir.
Kullanıcıların sürekli birbirine mesaj göndererek işlemi takip etmesine gerek kalmaz.
İşletmenin ihtiyacına göre;
çözümleri geliştirebiliriz.
Otomasyona uygun süreçler genellikle şu özellikleri taşır:
Örneğin her sipariş geldiğinde aynı beş işlemin manuel yapılması otomasyon için uygun bir aday olabilir.
İşletmelerde birçok işlem belirli tutar veya koşullara göre yönetici onayı gerektirir.
Örneğin:
Satın Alma Talebi
↓
10.000 TL Altı → Müdür Onayı
10.000 TL Üzeri → Müdür + Genel Müdür Onayı
gibi kurallar oluşturulabilir.
Onay tamamlandığında süreç otomatik olarak bir sonraki kullanıcıya aktarılabilir.
Satın alma süreçleri özellikle çok sayıda departmanın bulunduğu işletmelerde karmaşık hale gelebilir.
Örneğin;
Personel Talep Oluşturur
↓
Departman Yöneticisi Onaylar
↓
Satın Alma Teklif Toplar
↓
Yönetim Tedarikçiyi Onaylar
↓
Sipariş Oluşturulur
↓
Mal Kabul Yapılır
şeklinde uçtan uca dijital workflow oluşturulabilir.
Satış ekiplerinde teklif süreçleri otomatik hale getirilebilir.
Örneğin;
Satış Kullanıcısı Teklif Oluşturur
↓
İskonto %10’un Altındaysa → Otomatik Onay
İskonto %10’un Üzerindeyse → Yönetici Onayı
↓
PDF Teklif Oluştur
↓
Müşteriye E-Posta Gönder
↓
CRM’de Takip Görevi Oluştur
Bu sayede teklif süreci standart hale getirilebilir.
Müşteri siparişi alındığında ilgili departmanlara otomatik görevler oluşturulabilir.
Örneğin;
Sipariş Onaylandı
↓
Stok Kontrolü
↓
Eksik Ürün → Satın Alma Talebi
↓
Stok Var → Depoya Hazırlama Görevi
↓
Sevkiyata Aktar
↓
Müşteriye Bilgilendirme
şeklinde süreç oluşturulabilir.
CRM içerisindeki müşteri süreçleri otomatikleştirilebilir.
Örneğin web sitesinden yeni form geldiğinde;
Yeni Lead
↓
CRM Kaydı Oluştur
↓
Satış Personeline Ata
↓
E-Posta Bildirimi Gönder
↓
24 Saat İçerisinde Aranmadıysa Hatırlatma Oluştur
şeklinde otomasyon kurulabilir.
Satış ekiplerinde gelen müşteriler otomatik olarak dağıtılabilir.
Örneğin;
Yeni Lead 1 → Satış Personeli A
Yeni Lead 2 → Satış Personeli B
Yeni Lead 3 → Satış Personeli C
şeklinde round-robin dağıtım yapılabilir.
Alternatif olarak şehir, sektör veya müşteri türüne göre atama yapılabilir.
Satış personelinin teklif sonrası müşteriyi aramayı unutması sık karşılaşılan bir durumdur.
Sistem;
Teklif Gönderildi
↓
3 Gün Sonra
↓
Satış Personeline Takip Görevi
oluşturabilir.
Teklif sonuçlanmadıysa belirli süre sonra ikinci hatırlatma yapılabilir.
Teknik servis işletmelerinde;
Servis Talebi
↓
Teknisyen Ata
↓
Müşteriye Talep Alındı Bildirimi
↓
Teknisyen Müdahale
↓
Servis Formu Oluştur
↓
Müşteriye Gönder
↓
Talebi Kapat
şeklinde otomasyon kurulabilir.
Sahada çalışan personele görevler otomatik atanabilir.
Örneğin müşteri konumu, ekip yoğunluğu veya uzmanlık alanına göre uygun personel seçilebilir.
Personel işi tamamladığında sistem otomatik olarak yönetimi ve müşteriyi bilgilendirebilir.
Belirli bir işlem gerçekleştiğinde sistem otomatik görev oluşturabilir.
Örneğin;
Yeni Müşteri → Satışa Görev
Sipariş Onaylandı → Depoya Görev
Stok Düştü → Satın Almaya Görev
Servis Açıldı → Teknisyene Görev
Bu görevlerin tamamlanma süreleri takip edilebilir.
Bazı otomasyonlar belirli bir olay yerine zamana bağlı çalışabilir.
Örneğin;
Her Pazartesi → Haftalık satış raporu
Her Ayın 1’i → Tahsilat kontrolü
Her Gün 17:00 → Açık iş emirlerini raporla
Sözleşme bitimine 30 gün kala → Hatırlatma
gibi kurallar oluşturulabilir.
Sistem belirli koşullar gerçekleştiğinde otomatik işlem yapabilir.
Örneğin;
Stok < 10
↓
Satın alma uyarısı oluştur
veya;
Cari borç > Limit
↓
Yeni siparişi yönetici onayına gönder
gibi kurallar tanımlanabilir.
İş süreçlerinde manuel e-posta gönderimi azaltılabilir.
Örneğin;
Teklif Hazır
→ Müşteriye e-posta
Sipariş Sevk Edildi
→ Kargo bilgisi gönder
Servis Tamamlandı
→ Servis formunu gönder
Ödeme Gecikti
→ Finans ekibine bildirim
gibi otomasyonlar oluşturulabilir.
SMS sağlayıcısının API desteği varsa belirli durumlarda otomatik SMS gönderilebilir.
Örneğin;
kullanılabilir.
Resmi WhatsApp Business Platform altyapısı üzerinden belirli müşteri bilgilendirmeleri otomatikleştirilebilir.
Örneğin;
Servis kaydınız oluşturuldu.
Siparişiniz kargoya verildi.
gibi izin verilen mesaj şablonları kullanılabilir.
Bu entegrasyonların Meta’nın güncel kullanım politikalarına uygun olması gerekir.
Sistem içerisindeki veriler kullanılarak otomatik belgeler oluşturulabilir.
Örneğin;
PDF olarak hazırlanabilir.
Kullanıcıların aynı bilgileri Word dosyalarına tekrar tekrar yazması gerekmez.
Müşteri ve işlem verileri otomatik olarak PDF şablonuna yerleştirilebilir.
Örneğin;
Müşteri + Ürün + Fiyat
↓
Teklif PDF
↓
E-posta
şeklinde tam otomatik süreç oluşturulabilir.
Aynı bilginin farklı sistemlere tekrar girilmesi azaltılabilir.
Örneğin web sitesinden gelen müşteri bilgisi;
Web Formu
↓
CRM
↓
ERP
şeklinde otomatik aktarılabilir.
Böylece kullanıcı aynı müşteri bilgilerini üç kez girmek zorunda kalmaz.
ERP üzerinde gerçekleşen olaylar diğer sistemleri tetikleyebilir.
Örneğin;
ERP’de Sipariş Oluştu
↓
Depo Sistemine Aktar
↓
Kargo Kaydı Oluştur
↓
Müşteriye Bildirim Gönder
gibi bir iş akışı oluşturulabilir.
Online mağazalarda;
Yeni Sipariş
↓
ERP’ye Aktar
↓
Stok Güncelle
↓
Kargo Oluştur
↓
Takip Numarasını Müşteriye Gönder
gibi süreçler otomatik hale getirilebilir.
Stok belirli seviyenin altına düştüğünde sistem otomatik uyarı oluşturabilir.
Örneğin;
Ürün A Stok: 8
Minimum: 10
↓
Satın Alma Talebi Oluştur
İhtiyaca göre otomatik satın alma önerisi hazırlanabilir.
Bir depodaki stok azaldığında başka depodan transfer önerisi oluşturulabilir.
Örneğin;
Şube Stoğu < Minimum
↓
Merkez Depoda Stok Var mı?
↓
Varsa Transfer Talebi
↓
Yoksa Satın Alma Talebi
Bu tür kurallar operasyonel planlamayı kolaylaştırabilir.
Cari veya ERP sistemiyle entegrasyon varsa vadesi yaklaşan alacaklar için otomatik bildirim oluşturulabilir.
Örneğin;
Vade – 3 Gün
→ Finans personeline hatırlatma
Vade Geçti
→ Yönetici bildirimi
gibi süreçler uygulanabilir.
Bakım, hosting, lisans veya hizmet sözleşmelerinin bitiş tarihleri otomatik takip edilebilir.
Örneğin;
Sözleşme Bitişi – 30 Gün
↓
Müşteri temsilcisine görev
↓
Yenileme teklifi hazırla
Bu yöntem yenileme gelirlerinin unutulmasını azaltabilir.
Yazılım veya abonelik lisanslarının bitiş tarihleri takip edilebilir.
Örneğin;
için otomatik uyarılar oluşturulabilir.
Yeni çalışan başladığında farklı işlemler otomatik tetiklenebilir.
Örneğin;
Yeni Personel
↓
E-posta hesabı oluşturma görevi
↓
Bilgisayar hazırlama görevi
↓
ERP kullanıcı talebi
↓
Departman yöneticisine bildirim
Bu yapı onboarding sürecini standartlaştırabilir.
İşten ayrılan personel için;
Active Directory hesabını kapat
Microsoft 365 erişimini düzenle
VPN’i kapat
ERP hesabını pasif yap
Cihaz teslim kontrolü oluştur
gibi görevlerden oluşan standart workflow hazırlanabilir.
Bu süreç erişimlerin unutulmasını azaltır.
Personel izin talepleri sistem üzerinden yürütülebilir.
Örneğin;
Personel İzin Talebi
↓
Departman Yöneticisi
↓
İK
↓
Onaylandı
↓
Takvime İşle
şeklinde süreç oluşturulabilir.
Çalışan masraf veya harcama kaydı oluşturabilir.
Sistem tutara göre farklı onay süreçleri çalıştırabilir.
Örneğin;
0–5.000 TL → Departman Yöneticisi
5.000 TL+ → Departman + Finans
gibi kurallar uygulanabilir.
Proje belirli aşamalardan geçebilir.
Örneğin;
Teklif Kazanıldı
↓
Proje Oluştur
↓
Proje Yöneticisini Ata
↓
Görevleri Oluştur
↓
Terminleri Oluştur
↓
Dosya Alanını Aç
Bu sayede satıştan projeye geçiş otomatik hale getirilebilir.
Üretim firmalarında kalite kontrol formları dijital hale getirilebilir.
Bir kontrol başarısız olduğunda;
Uygunsuzluk Kaydı
↓
Kalite Sorumlusuna Görev
↓
Düzeltici Faaliyet
↓
Yönetici Onayı
şeklinde workflow oluşturulabilir.
Makine veya cihazların periyodik bakım tarihleri sistemde tutulabilir.
Örneğin;
Bakım Tarihine 7 Gün Kala
↓
Teknik Ekibe Görev
↓
Bakım Tamamlandı
↓
Sonraki Bakım Tarihini Hesapla
gibi otomasyon kurulabilir.
Sadece dijital form oluşturmak otomasyon değildir.
Örneğin kullanıcı servis formu doldurduğunda;
Form Kaydet
↓
Teknisyen Ata
↓
Müşteriye E-posta
↓
Takip Numarası Oluştur
gibi işlemler otomatik başlatılabilir.
Asıl değer formun sonrasındaki workflow’da ortaya çıkar.
Farklı yazılımlar API üzerinden birbirine bağlanabilir.
Örneğin;
CRM → API → ERP
veya;
ERP → API → SMS Servisi
şeklinde süreçler oluşturulabilir.
API sayesinde kullanıcının manuel işlem yapması gerekmeyebilir.
Webhook, bir sistemde gerçekleşen olayın diğer sistemi otomatik tetiklemesini sağlar.
Örneğin;
Online Ödeme Başarılı
↓
Webhook
↓
Siparişi Onayla
↓
ERP’ye Aktar
↓
Fatura Sürecini Başlat
gibi gerçek zamanlıya yakın otomasyon oluşturulabilir.
Her işletmede modern API’li yazılımlar bulunmaz.
Eski sistemlerde;
üzerinden belirli otomasyonlar kurulabilir.
Mümkün olduğunda üreticinin desteklediği resmi entegrasyon yöntemi tercih edilmelidir.
API bulunmayan bazı eski uygulamalarda RPA teknolojileri değerlendirilebilir.
RPA, kullanıcının ekranda yaptığı belirli işlemleri yazılım robotu ile tekrarlar.
Ancak arayüz değişikliklerinden kolay etkilenebildiği için API entegrasyonu mümkün olduğunda daha sürdürülebilir bir çözümdür.
Sunucu üzerinde cron veya uygun task scheduler sistemleriyle belirli otomasyonlar çalıştırılabilir.
Örneğin;
Her gece 02:00
↓
ERP’den verileri al
↓
Rapor oluştur
↓
Yönetime gönder
gibi işlemler yapılabilir.
Yönetim raporları sistem tarafından otomatik hazırlanabilir.
Örneğin her pazartesi;
Haftalık Satış
Yeni Müşteriler
Açık Teklifler
Geciken Siparişler
raporu yöneticilere e-posta gönderilebilir.
Farklı sistemlerden alınan veriler tek dashboard üzerinde birleştirilebilir.
Örneğin;
ERP + CRM + E-Ticaret
↓
Merkezi Yönetim Dashboard
Bu sayede yöneticinin her yazılıma ayrı ayrı girmesi gerekmez.
Yapay zeka belirli otomasyonlarda yardımcı olarak kullanılabilir.
Örneğin;
gibi işlemler gerçekleştirilebilir.
Ancak finansal veya kritik operasyonel kararların tamamen kontrolsüz AI sistemlerine bırakılmaması gerekir.
Belirli bir e-posta adresine gelen mesajlar analiz edilerek sistemde kayıt oluşturulabilir.
Örneğin;
↓
Yeni E-Posta
↓
Servis Talebi Oluştur
↓
Teknik Ekibe Ata
Bu yapı destek süreçlerini hızlandırabilir.
OCR veya yapay zeka teknolojileriyle belirli belge türlerinden veri çıkarılabilir.
Örneğin tedarikçi belgesinden;
gibi bilgiler alınarak sistemde ön kayıt oluşturulabilir.
Kritik finansal veriler kullanıcı onayına sunulabilir.
Her süreç tamamen otomatik olmak zorunda değildir.
Daha sağlıklı yapı çoğu zaman;
Sistem hazırlar → İnsan kontrol eder → Sistem devam eder
şeklinde olabilir.
Örneğin yapay zeka satın alma belgesini okuyabilir ancak son kayıt kullanıcı onayından sonra oluşturulabilir.
Basit süreçlerde low-code/no-code platformları yeterli olabilir.
Ancak;
gereken sistemlerde özel yazılım daha uygun olabilir.
İhtiyaca göre en düşük karmaşıklıkla çözülebilecek yöntemi tercih etmek daha doğru olur.
Otomasyon projesine başlamadan önce mevcut süreci çıkarıyoruz.
Örneğin;
Bugün nasıl yapılıyor?
Kim başlatıyor?
Kim onaylıyor?
Nerede veri tekrar giriliyor?
Nerede bekliyor?
Hangi işlem en çok hata üretiyor?
sorularına cevap arıyoruz.
Mevcut iş akışı görsel veya dokümante edilmiş süreç haline getirilebilir.
Örneğin;
Müşteri Talebi
→ Satış
→ Teklif
→ Yönetim Onayı
→ Müşteri
→ Sipariş
→ Depo
→ Sevkiyat
Bu harita üzerinden hangi aşamaların otomatikleştirileceği belirlenir.
Hayır.
Bir işlemi otomatikleştirmek teknik olarak mümkün olsa bile her zaman ekonomik veya operasyonel olarak anlamlı olmayabilir.
Ayda bir kez yapılan 2 dakikalık işlemi otomatikleştirmek yerine günde 200 kez tekrar edilen işlemlere öncelik vermek daha doğru olabilir.
Önceliği işletmeye en fazla zaman ve maliyet kazandıracak süreçlere veriyoruz.
İyi planlanmış bir iş süreci otomasyonu;
ve süreçlerin daha standart ilerlemesini sağlayabilir.
Sistemin gerçekleştirdiği işlemler kayıt altında tutulabilir.
Örneğin;
14:32 – Sipariş #542 ERP’ye aktarıldı
14:33 – Depoya görev oluşturuldu
14:34 – Müşteriye e-posta gönderildi
gibi loglar tutulabilir.
Bu yapı hata durumunda sürecin hangi aşamada kaldığını anlamayı kolaylaştırır.
Bir otomasyon sırasında dış servis çalışmıyor olabilir.
Örneğin kargo API’si geçici olarak kapalıysa siparişin kaybolmaması gerekir.
Sistem;
Kargo API Hatası
↓
İşlemi Kuyruğa Al
↓
5 Dakika Sonra Tekrar Dene
↓
Tekrar Başarısızsa Teknik Ekibe Bildir
şeklinde çalışabilir.
Yoğun otomasyonlarda işlemler kuyruk sistemi üzerinden yönetilebilir.
Örneğin binlerce e-posta, sipariş veya veri aktarımı tek seferde hedef sisteme gönderilmek yerine sırayla işlenebilir.
Bu yapı entegrasyonların daha dayanıklı çalışmasına yardımcı olur.
Kritik otomasyonların çalışıp çalışmadığı takip edilebilir.
Örneğin;
monitoring sistemi üzerinden görülebilir.
Otomasyon sisteminin hangi verilere erişeceği sınırlandırılmalıdır.
Örneğin stok otomasyonunun personel bordro verilerine erişmesine gerek yoktur.
API ve servis hesaplarında minimum yetki prensibi uygulanmalıdır.
İş süreçleri arasında müşteri, finans veya personel verileri taşınabilir.
Bu nedenle;
gibi teknik önlemler planlanmalıdır.
Otomasyonun bağlı olduğu veritabanı ve yapılandırmalar düzenli olarak yedeklenmelidir.
Bir otomasyon hatalı çalıştığında yapılan işlemlerin geri alınabilir olup olmadığı da proje tasarımında değerlendirilmelidir.
Kritik süreç otomasyonları doğrudan canlı sisteme uygulanmamalıdır.
Özellikle;
süreçleri önce test ortamında denenmelidir.
Testler başarılı olduktan sonra kontrollü şekilde canlıya alınabilir.
Büyük işletmelerde bütün süreci aynı anda değiştirmek yerine bir departmanda pilot uygulama yapılabilir.
Örneğin ilk olarak yalnızca satın alma süreci otomatikleştirilir.
Sistem gerçek kullanıcılarla test edildikten sonra diğer departmanlara yaygınlaştırılabilir.
Otomasyon yalnızca büyük şirketlere yönelik değildir.
Örneğin 10 kişilik bir işletmede;
Web Formu → CRM → Satış Personeli → Teklif → Hatırlatma
sürecinin otomatikleştirilmesi bile önemli zaman kazandırabilir.
Küçük işletmelerde birkaç kritik otomasyonla başlamak daha doğru olabilir.
Üretim işletmelerinde;
gibi süreçler otomatikleştirilebilir.
Daha ileri projelerde ERP, üretim sistemleri ve IoT cihazlarıyla entegrasyon kurulabilir.
Teknik servis firmalarında;
Talep → Teknisyen → Servis → Parça → Form → Müşteri Bildirimi
süreci otomatik hale getirilebilir.
Bu sayede her servis talebinin hangi aşamada olduğu merkezi olarak takip edilebilir.
Satış otomasyonunda;
otomatik hale getirilebilir.
Satış personelinin veri girişi yerine müşteri görüşmesine daha fazla zaman ayırması hedeflenebilir.
Şubelerde aynı süreç standart şekilde uygulanabilir.
Örneğin bütün şubelerin satın alma talepleri merkezi yönetim onayından geçebilir.
Sistem hangi talebin hangi şubeden geldiğini ve hangi aşamada olduğunu merkezi olarak gösterebilir.
Genel olarak şu şekilde ilerliyoruz:
Çözümlerimiz özellikle;
için uygulanabilir.
Bursa Bilgisayar olarak iş süreci otomasyonunu yalnızca birkaç otomatik e-posta göndermek şeklinde değerlendirmiyoruz.
İş Süreci + Özel Yazılım + ERP/CRM + API + Sistem Entegrasyonu + Cloud + Veritabanı + Güvenlik + Monitoring altyapısını birlikte ele alıyoruz.
Bu nedenle işletmedeki mevcut yazılımları hemen değiştirmek yerine önce hangi işlemlerin birbirine bağlanabileceğini ve hangi manuel adımların ortadan kaldırılabileceğini analiz ediyoruz.
Amaç teknolojiyi sürece zorla eklemek değil, gerçekten zaman kaybettiren işleri ortadan kaldıran otomasyonlar oluşturmaktır.
İşletmenizde aynı bilgileri farklı programlara tekrar giriyor, teklifler ve satın alma taleplerini WhatsApp üzerinden onaylıyor veya çalışanların belirli işleri takip etmesi için sürekli hatırlatma yapmak zorunda kalıyorsanız bu süreçleri birlikte otomatikleştirebiliriz.
Bursa Bilgisayar olarak Bursa iş süreci otomasyonu, workflow otomasyonu, iş akışı yazılımı, süreç otomasyonu, ERP otomasyonu, CRM otomasyonu, ofis otomasyonu ve kurumsal iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi için işletmenizin mevcut çalışma modeline uygun çözümler geliştiriyoruz.
